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Freuen sich auf die papierlosen Akten (von links hinten nach vorne): Amra Omerovic, Caroline Herber, Vanessa Scheurich und Alica-Sophie Börner aus der Ausländerbehörde des Main-Kinzig-Kreises im noch nicht ausgeräumten Kellerarchiv.

Papierlos ins digitale Zeitalter

am 31.12.2019

Main-Kinzig-Kreis führt elektronische Ausländerakte ein und spart Zeit und Archiv-Platz

Gelnhausen / Main-Kinzig. Papierakten sind in der Ausländerbehörde des Main-Kinzig-Kreises überflüssig geworden. Mit der Einführung der elektronischen Ausländerakte hat der Main-Kinzig-Kreis einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gemacht. „Der Start verlief völlig reibungslos, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren sehr gut vorbereitet und arbeiteten vom ersten Tag an mit den elektronischen Akten so, als hätten sie nie etwas anderes gemacht“, sagte Erste Kreisbeigeordnete Susanne Simmler und dankt allen an der Umsetzung Beteiligten. 

Zwar wurden in einigen Bereichen der Kreisverwaltung auch bisher schon Akten und Belege digital archiviert, nun aber werden erstmals während des laufenden Kundenbetriebs digitale Akten bearbeitet. Die umfangreichen Vorbereitungen für die Umstellung auf digitale Ausländerakten begannen im Januar 2019. Eine Projektgruppe, bestehend aus Bernd Schnellbacher, Caroline Herber (beide Ausländerbehörde), Marco Auth (Controlling Amt 32) sowie Jochen Bergmann (IT) und Kerstin Pilgrim (Planung und Organisation), hat sich damit befasst, welche Anforderungen an eine elektronische Ausländerakte und das entsprechende Dokumentenmanagementsystem zu stellen sind.

Nach einer viermonatigen Testphase wurden alle Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen der Ausländerbehörde geschult, bevor die elektronische Ausländerakte im Echtbetrieb an den Start gehen konnte. „Die neue Arbeitsweise spart Zeit, Platz und ist komfortabel. Die Akten der Ausländerbehörde waren bislang an vier Standorten der Kreisverwaltung untergebracht, so dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Keller bis unter das Dach unterwegs waren, um die benötigten Unterlagen zu besorgen“, erklärt Susanne Simmler. Neu ist auch, dass die Beschäftigten eingehende Dokumente unmittelbar am Arbeitsplatz für die digitale Akte einscannen, sie müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Weiterhin erfolgt der Aktenaustausch mit anderen Ausländerbehörden zunehmend digital über eine Austauschplattform und auch Gerichte fordern vermehrt digitale Akten an.

Bis vor kurzem befanden sich nach Schätzungen 44.000 aktive Akten mit ca. 3,2 Millionen Blättern in den Büros der Ausländerbehörde sowie 2.571 Leitz-Ordner mit archivierten Akten und rund 1,3 Millionen Blättern in den verschiedenen Archivräumen. Das Behindertenwerk Main-Kinzig ist mit seinen Reha-Werkstätten in Hanau-Großauheim und Hanau-Wolfgang beauftragt worden, die Papierakten nach den Richtlinien des Datenschutzes zu digitalisieren. Pro Woche werden rund 4.000 Akten in Gelnhausen abgeholt und verarbeitet. Dies soll im Frühjahr 2020 abgeschlossen sein. Mit der elektronischen Ausländerakte wurde der Grundstein für eine sogenannte medienbruchfreie Bearbeitung gelegt. Diese soll zukünftig weiterentwickelt werden. So sollen Kunden Anträge auch online stellen können, die dann innerhalb der Verwaltung elektronisch weiterverarbeitet werden. Weitere Digitalisierungsprojekte befinden sich bereits in der Planungsphase.

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